一、项目概况
长沙市人大常委会办公室负责建设管理的工程项目，目前已基本完成或处于阶段总结期。为确保各项目资料的完整性、系统性、规范性和可追溯性，满足项目验收、结算审计、后期运维、历史档案保存及合规性审查的要求，现拟对各项目全过程产生的各类资料及服务类、货物类项目资料（包括但不限于工程项目的前期文件、设计文件、施工过程文件、监理文件、竣工文件、合同文件、招投标文件、会议纪要、往来函件、音像资料等，以及服务类项目的需求文档、服务协议、执行报告、验收报告、客户反馈等）进行系统、专业的归档整理工作。
为高效、专业地完成此项工作，我单位现遵循公开、公平、公正的原则，面向社会公开邀请具有相应资质和丰富经验的专业服务机构（以下简称“应征机构”）参与本项目工程资料归档整理服务的承接工作。
二、服务内容与要求
本次归档整理服务的主要内容包括（具体范围可根据项目实际情况调整）：
1.资料清点与交接：与各项目相关人员进行资料交接，详细清点、登记所有待整理资料，形成详细的资料清单。
2.初步分类与筛选：对资料进行初步梳理，剔除无效文件，按工程阶段、专业、文件类型等进行初步分类，并做好分类标记。
3.系统整理与编目：
按照国家和行业相关档案管理规范（如《建设工程文件归档规范》GB/T 50328）及我单位具体要求，对资料进行精细化分类、排序、编页。
编制清晰、准确的案卷（盒）目录、卷内文件目录、备考表等，确保目录信息准确无误，能够准确反映文件内容。
对文件标题不清晰、不规范的情况进行必要标注或说明，保证文件信息的可读性和准确性。
4.装订与装盒：对整理好的文件进行规范装订（线装、胶装等），装入标准档案盒，并规范填写档案盒脊背、封面信息，包括项目名称、案卷题名、卷内起止页码、保管期限等。
5.数字化处理：根据我单位要求，对部分或全部纸质档案进行扫描、图像处理、OCR识别（可选）、建立电子目录索引等数字化加工，确保电子文件与纸质档案一一对应、清晰可读、存储规范。
6.编制汇总目录/检索工具：编制整个项目档案的总目录或索引，便于快速检索利用，提高档案查询效率。
7.档案移交：将整理规范、装订整齐的纸质档案及相应的电子档案按规范要求移交给长沙市人大常委会办公室档案室，并办理完备的移交手续，包括移交清单签字确认等。
8.保密要求：严格遵守保密协议，对接触到的所有项目资料信息承担保密责任，不得泄露或用于本项目以外的任何用途，确保项目资料的安全性和保密性。
三、预算
预算总价：人民币5万元（含税），包含目录整理（0.37元/条）、档案整理（0.37元/页）及基础数字化处理费用，最终以实际工作量据实结算。
四、应征机构资格要求
1.基本资格：
在中华人民共和国境内依法注册，具有独立法人资格，持有有效的营业执照。
具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，提供近三年的财务审计报告或相关财务证明材料。
具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，提供相关设备清单和技术人员证明材料。
有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，提供近半年的纳税证明和社保缴纳证明。
近三年内，在经营活动中没有重大违法记录，提供相关声明文件。
2.专业资质与经验要求：
必备：具备档案整理服务相关经营范围，或持有档案中介服务机构备案证明（如有地方要求），或具备国家秘密载体印制资质（涉密档案需要）等。
经验要求：具有丰富的工程项目（特别是类似维修改造工程等）和服务类、货物类项目资料归档整理经验。需提供近三年内承担过的至少3个类似项目业绩证明（合同关键页复印件及用户评价/验收证明等）。
团队要求：拥有熟悉工程项目建设流程、档案管理规范的专业人员团队。项目负责人需具备档案管理或相关专业背景及项目管理经验，提供项目负责人及团队成员的简历、资质证书复印件及相关经验证明。
质量保证：拥有完善的质量控制流程和保密管理制度，提供相关制度文件。
其他要求：遵守国家法律法规及我单位的各项管理规定，服从工作安排，能够按时、高质量完成工作任务。
五、应征文件提交
1.提交内容：应征机构需提交包含以下内容的应征文件（建议按顺序装订成册）：
应征函（格式自拟，需加盖公章）。
法定代表人身份证明或法定代表人授权委托书及被委托人身份证明。
有效的营业执照副本复印件（加盖公章）。
相关资质证书复印件（加盖公章）。
近三年类似业绩证明材料（合同关键页、验收证明等复印件，加盖公章）。
拟投入本项目的负责人及主要团队成员简历、资质证书复印件及相关经验证明。
针对本项目的服务方案（包括工作流程、人员配置、时间计划、质量保证措施、保密措施、应急预案等）。
报价方案（需明确服务内容对应的费用构成、总报价、支付方式等，报价应包含所有税费）。
保密承诺书（格式自拟，需加盖公章）。
其他认为有必要提供的文件。
2.提交方式：线上文件提交
线上文件提交至邮箱 194411560@qq.com，邮件主题注明“采购资料归档整理应征文件-机构名称”
联系人： 徐女士
联系电话： 88668638
截止时间： 2025年7月30日17时30分(逾期送达或不符合要求的文件恕不接受)。
六、评选方式
我单位将组织评审小组，根据应征机构的资质信誉、类似项目经验、服务方案的可行性、科学性与针对性、团队实力、报价合理性以及保密措施等方面进行综合评审，择优选定合作机构。评选结果将于评审结束后5个工作日内通过长沙市人大常委会官网公示。
七、联系方式
如有任何疑问，请于工作日联系：
联系人： 徐女士
部门：长沙市人大常委会办公室行政处
电话：88668638
八、其他说明
无论应征结果如何，应征机构自行承担参与本次应征所发生的一切费用。
我单位保留根据应征情况调整或终止本次邀请的权利。
特别提醒：应征机构应对资料原件负有保护责任，整理过程中严禁涂改、损毁、丢失任何原始文件。如有违反，将依据《中华人民共和国档案法》及相关法规承担法律责任。
特此公告。
长沙市人大常委会办公室
2025年7月23日
