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机关行政事务管理工作的“粗”与“细”

时间:2021-07-30点击数:24432来源:办公厅 田玉川

行政事务是指国家机关、企事业单位和社会团体内部的日常管理事务与各项服务。行政事务管理工作在机关事业单位发展中非常重要,它是确保机关单位正常运行,有效发挥职能作用的关键所在。

在时代快速发展变化的情况下,就需要对行政事务工作加强管理、提高质效,化解矛盾、创新方法,通过合理有效对策,逐步改善优化管理工作,确保对机关单位的其他工作形成有效的支撑和推动。


一、当前机关行政事务管理现状

从目前机关单位行政事务管理工作的实际开展情况来看,有些工作粗细不匀、略显粗枝大叶,在一定程度上给机关单位的行政事务管理工作造成了一定的迟缓影响,降低了工作质效,需要在去粗取精上下功夫。

第一,行政事务管理理念略显粗略。

随着时代进步和社会迅速发展,行政事务管理领域被催生出很多新的理念和概念,在实际工作当中,不仅将新的管理理念引入到机关单位行政事务管理工作中,同时也推动机关行政事务管理焕发出新的面貌。

然而,根据目前的实际情况来看,从事行政事务管理的人员的管理理念更新较为缓慢、略显粗略,还停留在传统的思维模式当中,认为都是具体事务性工作,做完做好就可以,没有精益求精的概念,直接导致行政事务管理理念不符合当前社会发展形势,管理质效在低层次徘徊。

第二,行政事务管理模式略显粗放。

在社会的发展变化中,随着机关内部人员个体和群体的变化,其组织架构也在不断发生变化,行政事务管理单位所承担的职能也会随之而发生变化,当各个方面都出现变化后,就会使得行政事务管理工作面临新的发展和挑战。

目前,机关单位在行政事务管理的模式上还有单一现象,属于粗放型管理模式,甚至会局限于某一种方法,没有跟上整个时代的发展脚步。实际工作中,需要灵活应对类似变化,否则就有可能因为某一个环节没有跟进跟紧而产生内部矛盾,容易导致事务管理工作不能落到实处,引发出一系列的问题。

第三,行政事务管理执行力比较粗犷。

行政事务管理工作,需要依照相关的规章制度深入执行落地,才能达到预期的效果和目标,才能推动机关单位的发展与壮大。

事实上,实际工作中,行政事务管理工作的执行不够、力度不大,比较粗犷、较为薄弱,对于出现的一些新矛盾研究不够、新问题处置不当、新情况落地不实,从而使得行政事务管理工作的效果不佳、质量不高,对于机关行政事务管理中存在的一些情况和现象,未能实现质的突破和有效控制。甚至在处理某些问题或者事情中产生了“踢皮球”的现象,不能够主动担当、承担责任,间接导致工作成效不突出。

第四,行政事务管理运用信息化技术手段比较粗糙。

当下,整个社会已经告诉迈进信息化时代,机关单位运用信息技术处理日常事务已经成为常态,先进的技术手段支撑事务管理工作已经成为发展态势。但是,实际操作过程中,行政事务管理的科学手段和运用信息技术处理日常事务的能力和水平,还没有跟上信息化时代的发展,即使是装备配齐、技术到位,但个体运用信息技术的方法和手段比较粗糙、单一,达不到科学管理的要求。

如果科学合理、积极主动的与时代同进步、和信息同发展,就可以大大降低行政事务管理的人力劳动,从而提高各个管理环节的无缝对接,减少人为因素带来的影响。


二、机关行政事务精细化管理的对策建议

一是要主动接受新理念,提升精细化管理水平。

对于行政事务管理工作,首要的是行政事务管理人员需要积极主动吸收新的管理理念,推动管理转变创新,提升管理的精细化。

具体来说,就是要立足于十九大精神要求,多学多看多研究、多走多动多实践,从具体事务当中找出精细化管理规律,发现和延伸适合机关单位行政事务管理工作发展的新理念,然后将其融入到具体管理工作当中,推动行政事务管理的不断创新发展。

其次是要从干部职工着手,提高干部职工的思想意识,推动工作健康发展。事务性的工作都不是一蹴而就,都要遵循一定的原则,要日积月累、有始有终、循序渐进,久而久之干部职工就会形成精细化的管理意识和服务意识。

再有就是要制定科学细致的管理工作计划,按照层级与智能制定年计划、月计划,甚至要把具体工作细化到周、日,逐一展开,让干部职工在日复一日的事务工作中,悟出精细化管理工作的精髓,不断改进和更新精细化管理理念,通过管理理念和意识的提升,促其管理质效上台阶。

二是要构建灵活的管理模式,提高精细化管理效果。

行政事务管理离不开管理者,其思维模式和思想意识要时刻保持高度的清醒,能总领全局,有大局意识,才能保证事务工作的有序开展,这必然需要行政管理制度的精细化。没有规矩不成方圆,只有制定健全的事务管理制度,才能规范和约束行为,从而形成管理制度体系,促使管理制度精细化。

通过规范标准,指引管理者健全规章制度,协调各部门之间的关系,避免出现漏管、空管的现象。当然,行政事务在执行中,管理模式也需要灵活变化,不能局限于单一的模式。只有管理方法灵活多变,才能让管理效果得到有效的提升。所以,精细化管理的制定,必须明确目标、减少失误,才能真正实现既定目标,提高工作效率,完善管理制度。同步,对于机关单位来说,还需要对管理模式进行灵活化的构建,可以在一定范围内自主控制管理工作,确保管理效果可以不断提升。

三是要加强执行的落实力度,提高精细化管理能力。

在机关单位的行政事务管理中,不仅离不开管理者,更离不开员工;不仅需要制定科学合理的管理制度,更需要员工的配合和遵守。不仅需要从理念上进行更新和从模式上进行灵活构建,更需要督促管理工作的有效落实。只有执行到位,才能让行政事务管理发挥出应有的作用,推动机关单位的进步发展。

因此,在行政管理工作精细化实践当中,就要构建合理的监督机制,对行政事务管理工作进行全面监督。同步还需要设立对应的激励机制,实现奖惩结合,适当的奖惩制度也可以调动工作积极性,激励上进、鼓励良性竞争,让干部职工全身心地投入工作当中去。

同时要把工作精细化、简单化、流程化,落实到每一个人的头上,让大家都做事务管理的主人,愿意为单位的建设出谋划策想办法,为单位的发展心甘情愿做贡献,以此推动大家的工作积极性,将行政事务管理工作有效落实,提高行政事务的管理水平和抓落实的执行力。

四是要利用好信息技术手段,加强行政事务管理。

信息化时代下,行政事务管理的制度更加透明化、岗位更加精细化、目标更加科学化、管理更加人性化,机关单位的行政事务管理也将在这些技术支持下会变得越来越成熟,越来越完善。

在目前的信息化时代,行政事务管理不能局限在以往的人力管理单一模式当中,需要对信息化技术手段进行充分利用,通过信息技术构建起信息化的管理体系和平台,让行政事务管理可以在新时期呈现出新的发展。比如,在贯彻保密原则的前提下,建立一定范围、层级分开的工作QQ群、微信群,通过区域办公网建立云平台、云办公,鼓励和培训相关人员跟上信息化发展的步伐,突破原始的以人管人、以物屯物的方式方法,将信息技术运用到极致,应运尽用。

同时,我们的管理者不仅要带头运用信息化,更要在实践中不断地学习、做出表率,分析和思考工作中的细节,总结经验、查缺补漏,不断提升职业素养,提高工作水平,带动单位稳步向前,开创新模式、迈出新步伐、走上新台阶。


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